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El Gobierno de la TI Empresarial Desaparecido en Acción

Por Troy DuMoulin, COBIT, Experto de ITIL (Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información), ISO 27000, Lean IT, Prince2

COBIT Focus | 23 de Marzo de 2015 Inglés | Francés | Alemán | Polaco | Portugués

Para que un equipo gane partidos y obtenga campeonatos, se requiere más que un grupo de jugadores estrella individuales con un juego único de habilidades especiales. Los equipos ganadores operan bajo una visión y misión común y comparten un libro de jugadas establecidas por líderes fuertes que entienden cómo los diferentes miembros del equipo se organizan de la mejor manera para lograr los objetivos del equipo. Siguiendo esta analogía, los líderes de negocios y de TI en una empresa deben compartir una visión y unas prioridades de portafolio comunes y estar de acuerdo en cómo aprovecharán mejor en conjunto los recursos y la información tecnológica para lograr los objetivos de la empresa. Para lograr esta meta, es posible asumir que la organización debe tener una estructura y un marco de trabajo con un gobierno eficiente para llevar a los diferentes jugadores, internos y externos, hacia un propósito alineado y compartido. Llevando un poco más lejos la analogía con los deportes, lo que se necesita es un equipo de entrenadores con experiencia, bien informados y con habilidades que entiendan que su principal responsabilidad es tomar a un equipo con jugadores muy diversos y optimizar su desempeño como un todo colectivo, en vez de enfocarse en uno o dos jugadores estrella.


Aunque el uso de analogías deportivas es útil, el reto verdadero que enfrenta la industria de la TI es definir lo que realmente significa el concepto de «gobierno». COBIT 5 es útil para este desafío al definir la diferencia entre las actividades de gobierno y las de gestión. Usando un poco de libertad artística, los principios básicos de COBIT 5 se resumen en este artículo. (Las cosas en las que el equipo de TI empresarial necesita creer en conjunto para compartir una visión común alrededor de la pregunta «¿Qué es el gobierno de la TI?»


COBIT 5 define el gobierno de la TI empresarial (GEIT, por sus siglas en inglés), y se guía por 5 principios básicos que se combinan en la siguiente declaración sumaria. El GEIT ofrece un enfoque holístico para la creación de valor para las partes interesadas, donde las funciones empresariales de extremo a extremo adoptan un solo marco integrado de trabajo de gobierno que define las competencias clave y los habilitadores de la creación de valor que delinean claramente las diferencias entre las actividades de gobierno y las de gestión.


Con base en la analogía de los equipos ganadores, esta declaración de aspiraciones solamente parece lógica. Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, la veracidad de esta declaración es tanto como un cuento de hadas, como los cuentos que se les leen a los niños antes de dormir.


La gran mayoría de las organizaciones de TI operan dentro de un modelo políticamente arraigado, basado en silos, donde el GEIT es un mito y no existen las estrategias empresariales. En el mejor de los casos, una función de la TI empresarial tiene una estrategia de operación y una estrategia de desarrollo. Sin embargo, para muchas organizaciones, cada silo mayor tendrá su propia estrategia de TI con base en sus propios objetivos departamentales (por ejemplo, infraestructura, unidad de negocio o prioridades de TI de sombra) con poca o ninguna colaboración para la integración o colaboración compartida. Aun el concepto de una red integrada de trabajo de gobierno que se está adoptando entre las partes interesadas en la TI, internas y externas, será despreciado como poco práctico, ingenuo e imposible con la estructura actual del liderazgo y de las organizaciones.


Para hacer más difícil la problemática, frecuentemente los términos de «tecnología de información» o «servicios de información» pueden ser engañosos ya que en la mente de las partes interesadas se relacionan estos términos con un departamento en el organigrama de la organización, tal como una infraestructura compartida o un grupo de operaciones. Sin embargo, en la realidad, estos términos se refieren a todos los grupos que manejan recursos e información técnica que incluyen múltiples funciones en la organización, siendo tanto proveedores internos como externos, a lo largo de toda la empresa. A través de este enfoque de «empresa», a menudo no existe, simplemente, un acuerdo o visión que gobierne estos recursos, frecuentemente dependientes, bajo un enfoque acordado.


El problema con el estado actual de estos asuntos es que mientras puede argumentarse que este modelo de gobierno promueve la creatividad, flexibilidad e innovación, también sufre de fragmentación, redundancia y desperdicio y tiene problemas de flujo y velocidad. Puesto de forma simple, el precio del gobierno basado en silos es innecesariamente complejo, con bajo rendimiento, aumento de riesgos, exposición a las responsabilidades y problemas con la calidad y costos elevados. La verdad es que el enfoque actual del gobierno basado en la especialización de silos/tareas viene con una etiqueta de precio de falta de escalabilidad.


Talvez, en este contexto, cuando uno dice que el gobierno de la TI empresarial está perdida en la acción (MIA, por sus siglas en inglés), uno puede indicar que los resultados mencionados anteriormente son la causa y efecto de una organización que sufre de falta de gobierno empresarial. Siendo ese el caso, también es importante comprender cómo el gobierno de la TI impactará positivamente la capacidad de una organización para lograr sus objetivos estratégicos.


Considere la analogía con una orquesta sinfónica; al patrocinador de la orquesta se le da el presupuesto adecuado y la autoridad para salir a contratar a los músicos más talentosos de cualquier parte donde los pueda encontrar. Algunos serán empleados de tiempo completo y otros serán proveedores externos que serán contratados debido a alguna habilidad especial que aporten al grupo (Figura 1).


Figura 1 - Dirigiendo una Orquesta Sinfónica

Fuente: ©iStock.com/HultonArchive


Una vez reunidos todos, se les dirá a los diferentes músicos y secciones de la orquesta que el objetivo es tocar Messiah, de George Frideric Handel. Cada persona ha sido contratada específicamente con base en su habilidad y tal vez experiencia previa tocando esa pieza musical en particular con otra orquesta. El director va con cada sección independientemente y dice: «Ya saben cómo funciona esto. Empiecen a tocar». Uno se puede imaginar cuál será el resultado en este ejemplo. En vez de tocar música hermosa, el mejor talento que el dinero disponible alcanzó a reunir, simplemente hace ruido y produce cacofonía en vez de armonía. Obviamente, el elemento faltante en este escenario es una sencilla partitura o una partitura común (una red integrada de trabajo de gobierno) que sea usada por el director para dirigir una serie de actividades musicales secuenciales y en paralelo, que incluya elementos de sincronización, volumen y cadencia.


Sin embargo, si a la orquesta se le entrega una única partitura integrada de principio a fin (red de trabajo de gobierno), los artistas reunidos sabrán sus partes individuales y podrán practicar, mejorar y entender inmediatamente si ocurre un error en la producción del flujo musical para lograr el resultado deseado con éxito.


El reto que enfrentamos hoy es que la mayoría de los líderes de TI con experiencia, consideran que el enfoque fragmentado actual del valor de la TI alinea gobierno y gestión como algo normal y posible. Muy pocos se han cuestionado la causa y efecto del gobierno basado en silos y todavía tienen que reconocer la causa y efecto del status quo.


Imperio Federal vs. Ciudades-Estado Combatientes

Otro modelo que se puede usar para entender lo práctico del gobierno de la empresa federal es el modelo histórico de gobierno del Imperio Romano. Mucho antes de que los emperadores déspotas dirigieran a Roma hacia su colapso eventual, el imperio se había establecido como una república gobernada por un senado (Figura 2). El Imperio Romano estaba formado de varios y muy diferentes territorios llamados provincias, cada una estaba representada por un gobernador regional. Cada gobernador representaba los intereses de su provincia en particular, cuando se tomaban decisiones políticas que podían impactar la dirección y práctica de todo el imperio. El emperador era el procónsul o presidente de todas las provincias.


Figura 2 - Senadores Romanos

Fuente: ©iStock.com/duncan1890


En este modelo de gobierno federal, la naturaleza, cultura y prácticas únicas de las diferentes regiones eran reconocidas, celebradas y promovidas con base en el entendimiento de que esas regiones contribuían de forma positiva al beneficio de todos. Sin embargo, también es cierto que el senado definía la política, la práctica y la ley, que cubría a todo el imperio y lo mantenía unido como un todo cohesionado. Los ciudadanos romanos gozaban del beneficio de un sistema legal común; normas de transporte, como lo demuestran los famosos caminos romanos y la realidad de un modelo económico próspero que sobrevivió cientos de años. Este modelo de gobierno de imperio/empresa trajo paz a la mayor parte del mundo conocido (Pax Romana) y convirtió a Roma en una superpotencia durante cientos de años.


Sin este modelo de gobierno federal, cada una de las provincias hubieran sido ciudades-estado autocontenidas, cada una combatiendo contra las otras por el dominio, recursos y prioridades, cayendo presas, eventualmente, de conquistas por organizaciones militares más grandes con objetivos de unión o adquisición. Eso es exactamente lo que le pasó al Imperio Romano al pasar lentamente de su modelo de gobierno original hacia uno motivado por la fuerza de la personalidad y ambición personal de los últimos emperadores.


El estado actual de las organizaciones de TI basadas en silos es similar a la analogía de las ciudades-estado combatientes, donde cada ciudad-estado vigila por sus propios intereses y prioridades. Aunque a menudo hay una función central y compartida de los servicios de TI, el uso de estos servicios de la organización se ve como algo opcional. Frecuentemente, la influencia práctica del Director de Información no se extiende a muchas áreas de la empresa donde los recursos de TI son administrados y proveedores externos son contratados directamente a través de servicios tradicionales de TI o basados en la nube..


En raras ocasiones veremos evidencia de un enfoque parecido al gobierno federal tipo senado, que orquesta y coordina el uso de los recursos e información de la TI por las diferentes unidades de negocio. De hecho, hoy se puede ver que muchas organizaciones están invirtiendo en divergencia más que en coordinación, a través de la adquisición directa de recursos y talentos de TI y del crecimiento de lo que se conoce popularmente como grupos de TI de sombra. La sola existencia de estas funciones de TI de sombra, que operan fuera del control de un modelo de gobierno empresarial, demuestra el verdadero estado del gobierno de la TI en la mayoría de las organizaciones.


GEIT Desaparecido en acción (MIA)

Hoy, el gobierno a lo largo de la empresa, como lo define COBIT 5, está desaparecido en acción (MIA). El resultado son prioridades en conflicto y propósito fragmentado. Eso no significa que el GEIT es impráctico o innecesario. La historia, así como las analogías usadas en este artículo, demuestran que hay un caso fuerte para la necesidad de un enfoque orquestado para gobernar todos los recursos de la tecnología de información, con un enfoque de gobierno federal empresarial que aproveche una sola red integrada de trabajo.


Hasta que esta industria se dé cuenta de este hecho y empiece a alejarse del modelo de ciudad-estado, basado en silos de la realidad del gobierno actual, las empresas no serán capaces de escalar para lograr los objetivos del negocio o integrar con éxito a múltiples proveedores y la empresa encontrará formas alternativas de lograr sus objetivos.


Durante décadas, las organizaciones de TI han ido y venido a lo largo de periodos de centralización y descentralización. En realidad, la respuesta a las necesidades de gobierno está en algún lugar a la mitad del camino, con base en un enfoque federal, que establezca la política central y caminos Romanos para ciertos servicios y procesos de la TI, pero también que valore y promueva la variedad regional o de las unidades de negocio, donde esto tenga sentido y beneficie los objetivos de la empresa.


Favorezca el GEIT. Es crucial para el éxito futuro de esta industria.


Troy DuMoulin, COBIT, Experto de ITIL, ISO 27000, Lean IT, Prince2

Es Vicepresidente, Investigación, Innovación y Desarrollo de Producto con Pink Elephant. DuMoulin es una autoridad líder de ITIL y del gobierno de la TI con una sólida y amplia formación en consultoría de gestión ejecutiva de la TI. Tiene las certificaciones de Gerente y Experto en Servicios de ITIL y tiene una amplia experiencia dirigiendo programas de gestión de servicios de TI (ITSM, por sus siglas en inglés) con un alcance regional y global. Es un exponente frecuente en eventos de gestión de la TI y es autor colaborador de varios libros, documentos y publicaciones oficiales sobre ITSM y Lean IT de ITIL incluyendo Planificación para Implementar la Gestión de los Servicios de TI y Mejora Continua de los Servicios. DuMoulin también ha trabajado con ISACA en el desarrollo de COBIT 4 y su alineación con ITIL.

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