Aporte de COBIT 5 – Gestión de Programas:

El PMBOK sólo se limita a brindar procesos y sanas prácticas orientadas a la Gestión de Proyectos, por lo tanto vamos a delimitar el alcance del siguiente  modo:

En consecuencia, si nuestra organización deseara aprovechar las ventajas de gestionar un programa, podríamos incorporar como aporte las Prácticas de Gerenciamiento del BAI01 de COBIT 5, que surgen de la tabla anterior (BAI01.01 al BAI01.06 y BAI01.14). Para cada una de ellas, COBIT 5 incluye los inputs requeridos, las actividades que se deberían llevar a cabo y los outputs esperados.

Cabe destacar que el PMI, cuenta con una certificación internacional específica (PgMP  Program Manager Professional) y un documento individual denominado “The Standard for Program Management” (no incluido en el PMBOK), totalmente aplicable para la gestión de programas que no pertenezcan a IT y/o en aquellas organizaciones que no adopten COBIT 5 como framework. Asimismo, también el PMI ha publicado un estándar para la Gestión de Portafolio.

Aporte de COBIT 5 -  Metas y métricas:

Dado que COBIT 5 presentará un esquema de Objetivos en Cascada, es posible obtener rápidamente las metas del Proceso BAI01.01 – “Gestionar programas y proyectos” y las métricas que COBIT 5 recomienda para cada caso:

A partir de esta tabla, se pueden obtener métricas que podrían vincularse con el Balanced Scorecard de IT de la organización, dado que también COBIT 5 incluye la relación de este proceso BAI01 con las Metas del área de IT y con las Metas del Negocio a nivel Empresa en general.

Aporte de COBIT 5 – Matriz RACI predefinida:

Otra ventaja que aportará COBIT 5 es que en el Proceso BAI01 – “Gestionar Programas y Proyectos” incluye una Matriz RACI, la cual es una planilla en dos dimensiones, donde se detalla como filas cada una de las Prácticas Gerenciales de dicho proceso (BAI01.01, BAI01.02, etc) y como columnas cada uno de los roles funcionales habituales de una organización (CEO, CIO, CFO, PMO, etc), mientras que en las celdas de intersección correspondientes se indica alguna de las siguientes especificaciones de involucramiento:

Aporte de PMBOK 4 – Grupos de Procesos específicos:

Dentro del Proceso BAI01 – “Gestionar Programas y Proyectos” de COBIT5 (ver tabla anterior), se observan claramente las Fases típicas de un proyecto (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre), las cuales tienen sus Prácticas de Gerenciamiento correspondientes (BAI01.07, BAI01.08, BAI01.11, BAI01.12 y BAI01.13, respectivamente). Asimismo, COBIT 5 agrega dos Prácticas adicionales (BAI01.09 y BAI01.10) para Gestionar los Riesgos y la Calidad de los Proyectos.

Gracias a PMBOK 4, podemos potenciar estas Prácticas de COBIT, incorporando todas los lineamientos y sanas prácticas que surgen de aplicar este reconocido estándar del PMI, dado que cuenta con un grupo de procesos para cada uno de los siguientes temas:

• Gestión de la Integración del Proyecto:

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
• Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
• Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
• Realizar Control Integrado de Cambios
• Cerrar el Proyecto o la Fase

• Gestión del Alcance del Proyecto:

• Recopilar los Requisitos
• Definir el Alcance
• Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
• Verificar el Alcance
• Controlar el Alcance

• Gestión del Tiempo del Proyecto

• Definir las Actividades
• Secuenciar las Actividades
• Estimar los Recursos para las Actividades
• Estimar la Duración de las Actividades
• Desarrollar el Cronograma
• Controlar el Cronograma

• Gestión de los Costos del Proyecto

• Estimar los Costos
• Determinar el Presupuesto
• Controlar los Costos

• Gestión de la Calidad del Proyecto

• Planificar la Calidad
• Realizar el Aseguramiento de Calidad
• Realizar el Control de Calidad

• Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
• Adquirir el Equipo del Proyecto
• Desarrollar el Equipo del Proyecto
• Gestionar el Equipo del Proyecto

• Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

• Identificar a los Interesados
• Planificar las Comunicaciones
• Distribuir la Información
• Gestionar las Expectativas de los Interesados
• Informar el Desempeño

• Gestión de los Riesgos del Proyecto

• Planificar la Gestión de Riesgos
• Identificar los Riesgos
• Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
• Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
• Planificar la Respuesta a los Riesgos
• Dar seguimiento y Controlar los Riesgos

• Gestión de las Adquisiciones

• Planificar las Adquisiciones
• Efectuar las Adquisiciones
• Administrar las Adquisiciones
• Cerrar las Adquisiciones

En el siguiente esquema se puede apreciar, para cada una de las Fases de un Proyecto según COBIT 5, todos los elementos (procesos, documentos, etc) que nos brinda PMBOK 4, para expandir y complementar las Prácticas de Gerenciamiento previastas en el proceso BAI01 de COBIT 5:



Asimismo, los colores de los distintos elementos del Mapa, nos permite agrupar aquellos elementos que pertenecen a un tema común a gestionar (ejemplo: rojo para Riesgos, gris para Calidad,amarillo para Recursos Humanos,  verde para Alcance, marrón para Adquisiciones, etc).

De esta forma, tenemos absoluta trazabilidad de cómo podemos expandir y potenciar cada una de las Prácticas de Gerenciamiento previstas en el proceso BAI01 de COBIT 5 para la Gestión de Proyectos.

Aporte de PMBOK 4 – Herramientas y Técnicas preestablecidas:

PMBOK cuenta para cada uno de los procesos descriptos en el punto anterior con “herramientas y técnicas” (H&T) preestablecidas que facilitan convertir los inputs previstos en los outputs deseados.

Veamos algunos ejemplos de Herramienta y Técnicas que nos incluye el PMBOK útiles para cada Práctica de Gerenciamiento relacionadas con Proyectos del Proceso BAI01 de COBIT5:

Bonus Track:

Asimismo, como ventaja adicional, si la organización piensa implementar una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) a nivel global, para gestionar los proyectos de toda la empresa (por ejemplo: construcción de una sucursal),  se puede aprovechar todo el conocimiento metodológico obtenido en TI (reutilización de templates, consultas a bases de conocimiento, capacitaciones transversales, establecer un lenguaje común entre los Project Managers, etc), más allá de si pertenecen a IT o a cualquier otra área.

Conclusiones y cierre:

Retomando el escenario imaginado inicialmente y en función de lo desarrollado en este artículo, es ampliamente recomendable combinar los beneficios de implementar COBIT 5 como framework para el GRC de IT en una organización, expandiendo sus Prácticas de Gerenciamiento relacionadas con la Gestión de Proyectos (Proceso BAI01) con toda la potencia y herramientas que surgen de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK).

De esta manera, con COBIT y PMBOK como aliados, incrementamos las posibilidades de garantizar que las expectativas de los Stakeholders (Alcance, Plazos, Calidad, y Costos) se cumplan a través de una Gestión de Proyectos exitosa.

Fuente y más información: http://francoitgrc.wordpress.com